Hôtesse d’accueil : quel est le rôle d’une agence ?

Il existe des centaines d’agences d’hôtesses d’accueil adaptées à vos besoins. Il y en a même tellement que vous pourriez vous perdre. Elles varient selon la localisation géographique, les prix, le type et la qualité du personnel et des services. En fonction de vos besoins ou de ceux de votre client pour un événement, le choix est large. Mais concrètement, quel est le rôle d’une agence ?

Quels sont les services proposés par une agence ?

Une agence d’hôtesses d’accueil vous fournit des agents qualifiés dans les cas suivants :

• Une exposition pour : accueillir et enregistrer les visiteurs, prendre soin des stands pendant l’exposition, scanner tous les badges, donner des goodies et des brochures.
• Pour les conventions : accueillir, accréditer et remettre des dossiers de presse. Pendant l’événement, l’agent peut aider dans la salle de différentes manières.
• Pour des travaux d’interprétariat : les agents sont capables de faire des traductions instantanées lors des congrès internationaux, des négociations commerciales ou encore lors des expositions et tournées.
• Si vous avez besoin d’un porte-parole : l’agence vous fournira un agent qualifié qui aura également des compétences d’hôtesse d’accueil. Généralement, le porte-parole est requis pour les grands événements comme les galas, les compétitions et les inaugurations.
• Pour promouvoir un produit ou une marque. Le ou les agents sur place pourront prendre en charge les actions suivantes : la distribution de dépliants, des échantillons d’aliments et de produits. Ils peuvent aussi faire une enquête pour avoir les retours des personnes venues assister à un évènement.

Si vous avez des besoins plus spécifiques en hôtesse d’accueil, sachez qu’il y a aussi :

• Les shootgirls, qui sont souvent indispensables pour les événements de restauration. Elles peuvent s’occuper d’un stand de restauration.
• Les paddock girls, qui sont des hôtesses ou des mannequins de haut niveau. Elles sont requises pour les compétitions les plus importantes comme Eicma, MotoGp et Formula 1.

Comment choisir la bonne agence ?

Voici les conseils pour choisir l’agence d’hôtesse d’accueil qui correspond le mieux :

• Demandez l’expérience de l’hôtesse proposée. Le métier d’hôtesse d’accueil ne nécessite pas une formation particulière. Cependant, il est bon de savoir si vous aurez des profils juniors ou des personnes ayant de l’expérience (en congrès, en exposition ou en promotion).
• Demandez le catalogue photo des hôtesses. La plupart des clients n’ont pas le temps de rencontrer les profils avant l’événement. Pour cette raison, il est important d’avoir une idée, à travers des photos récentes et naturelles, de la manière de choisir les profils de montage pour l’image de marque. Généralement, les comptes d’agences comme ceux de hotessejob.com peuvent également vous conseiller la bonne hôtesse d’accueil en fonction de sa personnalité ou de ses expériences.
• Vérifiez la présence locale de l’agence. Il est important de s’assurer qu’elle puisse réellement vous fournir un certain nombre de ressources sur place. Assurez-vous qu’elle ne fait pas appel à des agences externes ou des sous-traitants. De cette façon, vous éviterez les déceptions, comme un prix plus élevé, devoir payer des frais de transport supplémentaires non convenus.
• Veillez à ce que le personnel reçoive un contrat en vertu de la loi (assurance et responsabilité civile).
• Fournissez un brief clair sur l’activité. Une hôtesse d’accueil formée avant le salon sera certainement plus collaborative et active. Rédigez un court document avec une brève présentation de l’entreprise et de l’événement auquel vous participez. Précisez également les tâches d’hôtesse, le code vestimentaire, les heures de travail et tous les détails organisationnels.