Les logiciels de gestion de projet, initialement monoposte et centrés sur la planification, offrent désormais une réponse collaborative et complète aux enjeux des équipes projet.
Les logiciels de gestion de projet facilitent le suivi des projets
Outre les thématiques classiques, de suivi des taches et des ressources, les solutions élargissent leur spectre à la gestion des risques, des moyens financiers, les workflow, la gestion documentaire, les fonctions collaboratives (forum, wiki, etc.).
Difficile de faire l’impasse sur ces solutions améliorant significativement la performance. Véritable plaque tournante de l’équipe projet, un logiciel de gestion de projet facilite la communication au sein du projet mais aussi entre le projet et la direction ou le management. C’est un relais et un appui pour la gouvernance.
Vers quel type de solution s’orienter ?
Solution individuelle ou collaborative ? Solution simple ou avancée ? Solution « stand alone » ou « interfacée » avec le système d’information ? Solution web ou monoposte ? Solution « on premise » ou « SaaS » ? Solution opensource ou propriétaire ? Solution pour un projet ou pour de multiples projets ?
Parmi l’offre des éditeurs, nous pouvons trouver des réponses aux différentes attentes :
– l’offre monoposte historique de Microsoft – MSP (miscrosoft project)et ses alternatives opensource comme Openworkbench ;
– des outils conçus pour des très gros projets d’ingénierie comme Primavera.
– des solutions originales qui intègrent des approches de mindmapping comme Matchware.
– des outils simples tels que Basecamp ;
– des applications couvrant toutes les dimensions de la gestion de projet comme le logiciel Project Monitor.
Si la réponse réflexe va vers Microsoft Project, les alternatives sont nombreuses.
Le mode SAAS fait passer le logiciel du « haut de bilan » au « bas de bilan »
Depuis une dizaine d’années, il est possible d’utiliser les logiciels en les louant, comme un service tout compris. C’est le mode SAAS (Software As A Service) – on parle également de plus en plus de cloud. Les logiciels de gestion de projet n’échappent pas à cette tendance.
Le mode SaaS libère de toute préoccupation technique (garantie de service, sauvegarde, sécurité, support). L’exploitation d’infrastructure informatique n’est pas facile à réaliser en interne pour une PME.
L’offre SaaS présente également des garanties sur les données, sur l’intégration des nouveautés logicielles. C’est aussi la possibilité d’ajuster facilement le logiciel à ses besoins (volume de stockage, nombre d’utilisateur, notamment). Avec une architecture « web », le mode SAAS rend simple l’accès aux données de l’extérieur de l’entreprise, en situation de mobilité.
L’entreprise confiant ses données à un tiers, il importe de s’assurer de la fiabilité et de l’intégrité de l’éditeur. Un hébergement en Europe sera privilégié et les clauses de réversibilité devront être analysées et discutées.
Argument de temps de crise, le mode SaaS offre une alternative à l’acquisition de licence. En faisant passer le logiciel de l’investissement au fonctionnement, les montages financiers sont plus faciles à réaliser et le risque limité pour l’entreprise. Les éditeurs ayant à la fois une offre « on premise » et « SaaS » ont une grille tarifaire mettant le point d’équilibre entre 2 et 3 ans.
Le mode installé conserve des avantages non négligeables
Le mode traditionnel, dit installé ou « on premise » conserve des avantages par rapport au SAAS, dans certains cas de figure.
Si le logiciel de gestion de projet doit communiquer avec d’autres logiciels de l’entreprise (comptabilité, GED, RH, etc.), la création d’une interface est plus simple si les logiciels sont à l’intérieur du Système d’Information de l’entreprise. Par ailleurs, sur le long terme, le mode installé est généralement plus économique que le mode SAAS.
Enfin, certaines organisations ne souhaitent pas que des données sensibles soient gérées par une société tierce.
A chaque entreprise de faire le bon choix pour son logiciel de gestion de projet. Si pour une petite configuration le mode SAAS doit à priori être privilégié, le sujet est plus ouvert pour des déploiements importants.
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