Le traitement administratif des processus d’achats au sein des entreprises, et notamment la gestion manuelle des factures, est aujourd’hui un frein au développement et à la productivité. Lent et fastidieux, il ne permet pas à une société de visualiser le déroulement intégral des transactions, ce qui peut engendrer de nombreux problèmes et des pertes d’argent considérables. Le système purchase-to-pay a été créé pour faciliter le traitement des achats de A à Z, en automatisant les processus dans un système informatique global.
Qu’est-ce que le purchase-to-pay ?
Également appelé P2P ou « procure-to-pay », le purchase-to-pay est un système informatique de gestion intégrée, automatisant toutes les étapes liées aux achats de biens et services des entreprises. Ce système innovant tient son nom du fait qu’il prend en compte tous les aspects des processus d’achats, de la demande d’achat (purchase) jusqu’au paiement auprès du fournisseur (pay) en passant par l’émission des bons de commandes et des factures. Les bénéfices apportés par le purchase-to-pay sont nombreux : efficacité accrue, réduction des coûts, meilleure productivité, gain de temps, redirection des ressources vers des postes stratégiques…
Comprendre le système purchase-to-pay
Le purchase-to-pay traite en premier lieu la demande d’achat, s’occupe ensuite de l’approvisionnement auprès des fournisseurs, et se termine par le paiement. La première étape du processus concerne donc la recherche de biens et services jusqu’à la validation d’achat. L’approvisionnement intervient dans un second temps, lors de la réception des biens ou services. La boucle s’achève enfin par l’émission du paiement. Tout est géré en interne et automatiquement grâce à un système de gestion intégrée, prenant en compte l’ensemble des éléments qui composent l’entreprise.
Le purchase-to-pay est un processus d’achat automatisé très complet et adapté aux grandes entreprises. Il réduit les risques d’erreurs de facturation, de trop payés ou encore de remises non appliquées, très difficiles à détecter lors d’une gestion manuelle. Ce système fiable et efficace permet aussi de réduire les coûts et de réallouer les ressources dans des postes stratégiques permettant d’accroître la productivité de la société.
Le purchase-to-pay en bref
Le système P2P tend donc à optimiser les processus d’achats en permettant un meilleur contrôle des transactions et en réduisant le temps passé à leur traitement. Le fonctionnement de ce système intégré est adaptable au sein de chaque entreprise et des étapes peuvent y être ajoutées ou supprimées. La structure générale du purchase-to-pay est toutefois composée de 5 étapes principales :
- Étape 1 : les catalogues : le système intègre différents catalogues fournisseurs pour permettre la recherche d’achats.
- Étape 2 : la demande d’achat : une fois le produit (ou service) sélectionné au sein du catalogue, le système P2P prend en charge l’envoi de la demande d’achat au manager.
- Étape 3 : le bon de commande : le système génère un bon de commande une fois la demande d’achat validée par le manager.
- Étape 4 : la facturation : la génération automatique des factures et l’une des clés majeures de l’efficacité du purchase-to-pay. Cette étape inclut notamment une fonction faisant automatiquement correspondre les factures aux bons de commande, pour une plus grande clarté et réduction des risques.
- Étape 5 : le paiement : une fois la facture approuvée, un fichier est créé dans le système compte créditeur de l’entreprise puis le paiement est effectué auprès du fournisseur.