Toutes les entreprises, qu’elles appartiennent à l’Etat ou qu’elles soient la propriété d’un particulier émettent et reçoivent de très grandes quantités de documents tout au long de leur vie. En optant pour la gestion électronique de documents (GED), vous pourrez dire adieu aux tonnes de paperasses que vous stockez et qui s’accumulent dans vos archives.
Vous pouvez cliquer ici pour en savoir plus sur ce qu’est la GED, son mode de fonctionnement et les nombreux avantages qu’elle peut offrir aux entreprises.
Qu’est-ce-que la GED ?
La gestion électronique de documents est un système qui permet à votre entreprise de classer, de stoker et de diffuser par voie électronique une quantité de plus en plus grandissante de documents concernant votre société. Le terme GED est également utilisé pour désigner les logiciels qui ont pour fonction d’organiser et de faciliter la recherche de vos documents.
Comment fonctionne la gestion électronique de documents ?
Lors d’un processus de prestation de service, votre entreprise reçoit un appel d’offres ou une commande. Ensuite, vous renvoyez une lettre ainsi qu’un devis estimatif. Après avoir gagné et conclu le marché, vous élaborerez une facture et vous recevez un chèque.
Tous les documents émis ou reçus dans ce processus sont stockés différemment. Une partie est sauvegardée sur votre ordinateur et les mails sont quant à eux sont sauvegardés dans la mémoire de votre boîte électronique. La commande est gardée dans vos dossiers et la facture reste en possession de votre comptable.
Avec un logiciel de GED, fini l’éparpillement des données. Tous vos documents sont rangés automatiquement en fonction de leurs métadonnées dans un dossier unique. Grâce à son interface intuitive et simple d’utilisation, vous pourrez facilement retrouver un document. Il vous suffira de saisir les mots clés du document dans la barre de recherche de votre logiciel de gestion. En optant pour une gestion informatisée des documents, vous pourrez consulter vos documents à partir de n’importe quel ordinateur de votre bureau ou depuis votre Nid Douillet.
Quels sont les secteurs d’application ?
Quel que soit la taille ou le type d’entreprise que vous dirigez, la gestion électronique de documents est aujourd’hui une solution qui peut s’adapter à vous. D’ailleurs, tous les types de documents peuvent être pris en charge par un logiciel d’archivage électronique. Il peut s’agir :
- d’un fichier texte (lettre, contrat, curriculum vitae, mail, etc.)
- d’un fichier tableur (facture, devis estimatif, etc.)
- d’une image
- d’une vidéo
- d’un fichier audio
- et bien d’autres
Si vous avez un document papier à intégrer à votre logiciel d’archivage électronique, rien de plus simple. Il vous suffit de le numériser et le reste se fera automatiquement. Si vous choisissez le bon logiciel de gestion de documents, vous pourrez également avoir accès à vos documents à partir d’un autre logiciel métier.
Quels sont avantages sur la prise de décision ?
La gestion électronique de documents vous offre des avantages qui ne sont pas du tout négligeables. Si vous recherchez un nouvel employé qui a des qualifications précises, vous aurez juste une seule chose à faire. Dans la barre de recherche de votre logiciel, vous saisissez le poste à octroyer ainsi que les caractéristiques recherchées. En quelques secondes, tous les CV que vous avez reçu et dont les profils correspondent s’afficheront. Vous aurez juste à contacter les différents candidats pour un entretien et vous pourrez faire votre choix. Voilà comment votre logiciel de gestion électronique de documents peut vous aider à gagner du temps et à prendre les bonnes décisions. Grâce à votre système d’archivage électronique, vous ferez des économies et pourrez entamer la difficile quête du « zéro papier ».
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