Quand les acteurs coachent les professionnels dans la gestion des réunions

Dans les entreprises, les réunions d’équipes sont parfois indispensables pour la réussite des projets les plus complexes. A l’occasion du lancement d’un nouveau produit par exemple, les managers peuvent convoquer leurs collaborateurs à une réunion de brainstorming. Pour réussir leur intervention, les managers ont la possibilité de bénéficier du coaching des acteurs.

Chaque organisateur doit définir à l’avance les points à discuter lors de la réunion et les décisions à prendre. C’est pourquoi la mise en place d’une réunion peut s’avérer être une tâche complexe, notamment lorsqu’il faut accomplir plusieurs objectifs définis à l’avance. Ainsi, Scènergie propose aux managers de se faire accompagner par des professionnels de la scène, qui ont un savoir-faire incontournable en matière de prise de parole en public et gestion des débats.

Connaître les différents types de réunions

Au fil des années, les entreprises sont amenées à proposer à leurs collaborateurs différents types de réunions. Tandis que les réunions persuasives se déroulent sous la forme d’un exposé lors duquel l’intervenant transmet son savoir-faire à l’équipe, les réunions informatives sont très proches des conférences.

Lorsque les managers lancent un nouveau produit ou une nouvelle collection, ils mettent en place, pour leurs équipes commerciales, des séances de discussions pour les former et leur permettre d’avoir les arguments commerciaux nécessaires. En revanche, lorsqu’une équipe R&D doit prendre des décisions sur l’avancement d’un projet, les sociétés organisent des réunions de brainstorming et des séances de travail pour rechercher de nouvelles idées et trouver des solutions ensemble.

Les clés du planning réussi

Pour réussir une réunion, les experts recommandent de bien définir les objectifs et les points à discuter pendant la réunion. Une fois cette étape finalisée, l’organisateur doit sélectionner les participants et leur communiquer la date, l’heure et l’ordre du jour. L’annonce de l’ordre du jour est essentielle pour réussir la réunion et aborder tous les sujets déterminés à l’avance. C’est la raison pour laquelle l’intervenant devra bien piloter les discussions et les recentrer si besoin.

Pour piloter efficacement les discussions et les recentrer sans nuire à l’ambiance de la réunion, l’animateur annonce les objectifs de son intervention dès le début. Cela lui permet de vérifier si les points à discuter ont bien été compris et d’obtenir le consensus de son équipe. Dans le cadre des séances de coaching, l’équipe d’acteurs de Scènergie accompagne les professionnels dans la mise en place des méthodes les plus efficaces pour le pilotage des discussions.

Comment créer une ambiance détendue et propice aux échanges ?

Les coachs de l’équipe Scènergie conseillent les professionnels pour trouver le bon compromis rigueur/convivialité. Tout d’abord, il est important de piloter ses réunions avec rigueur, car les conclusions de chaque sujet abordé permettront de faire avancer les projets de l’entreprise. Dans un 2ème temps, il est essentiel de créer une bonne ambiance, afin de motiver son public à participer activement et à apporter les meilleures idées.

En ce qui concerne la liste de participants, les organisateurs la préparent à l’avance, en sélectionnant uniquement les personnes concernées par les débats. Pendant la réunion, lorsque certains participants hésitent à intervenir alors que leur point de vue est important pour l’avancement du projet, l’intervenant doit les inviter à s’exprimer. C’est pourquoi, les acteurs de l’équipe Scènergie coachent les intervenants de manière à déclencher des réactions en synergie lors d’une réunion et à mobiliser les participants pour échanger dans le cadre des objectifs. Les séances de coaching sont ainsi focalisées sur les capacités de l’intervenant à piloter efficacement une séance, motiver son équipe et créer une ambiance conviviale.