Secrétariat externalisé : comment ça marche ?

En dehors de l’accueil physique, l’accueil téléphonique reste le premier point de contact entre l’entreprise et ses clients. Il est d’une réelle importance et doit notamment être assuré par un personnel dédié. Cependant, la permanence téléphonique peut être externalisée, de même que plusieurs tâches administratives. En optant pour le secrétariat externalisé, vous n’aurez plus qu’à déléguer certaines charges et le tour est joué.

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L’exécution de plusieurs tâches

Faire fonctionner une entreprise demande au-delà d’une simple volonté, des compétences et des ressources humaines. Bien souvent, selon la taille et les activités de la boîte, il arrive que l’on soit débordé. De fait, toutes les tâches ne peuvent être bien effectuées et la compétence peut faire défaut pour certaines d’entre elles. Dans ces cas, le recours à un prestataire externe pour alléger la charge de travail est une solution réellement efficace.
Le secrétariat externalisé offre généralement les mêmes services et parfois plus qu’une assistance classique. Les services externalisés concernent :

  • L’accueil téléphonique personnalisé
  • La rédaction de courriers et la saisie de documents
  • La prise de rendez-vous
  • La préparation et le suivi des devis et factures
  • La relance des impayés
  • La numérisation et le classement de documents informatiques
  • La réalisation de base de données
  • La tenue d’agenda et l’organisation de déplacements
  • La création de plaquettes commerciales et d’autres supports de communication

L’objectif de ce procédé est de vous faire suppléer par des professionnels qualifiés, capables de gérer de manière satisfaisante une partie des activités quotidiennes de votre entreprise. Les services énumérés ci-dessus sont généralement proposés par des prestataires installés en entreprise individuelle et surtout par des structures spécialisées. Si vous souhaitez vous décharger de vos tâches de secrétariat, des propositions intéressantes sont à voir ici.

Les avantages pour l’entreprise

Le secrétariat externalisé permet de gérer à distance plusieurs tâches utiles pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Il présente un avantage certain pour la productivité et représente un gain de temps considérable pour l’optimisation des performances de l’entreprise.
Par ailleurs, ce procédé présente aussi un intérêt financier, car il épargne des formalités liées à l’embauche d’un salarié ou d’un intermédiaire. Outre cet aspect, le prestataire n’offre ses services que lorsqu’il est sollicité et avec son propre équipement de travail. Les prestations peuvent donc être ponctuelles ou permanentes dès lors que le travail est effectué avec dynamisme.

L’externalisation permet de mieux gérer un surcroît d’activités ainsi que les cas d’indisponibilité d’un employé. Ayant déjà une certaine expérience, le prestataire externe est au fait des problématiques en matière de secrétariat. Il est ainsi au plus près des attentes des entreprises. La qualité de l’accueil téléphonique est généralement au premier plan et diverses solutions sont proposées dans ce sens. Parallèlement, découvrez ici quelques idées pour améliorer l’accueil téléphonique de votre entreprise.

Quels sont les critères de choix ?

L’efficacité du secrétariat externalisé dépend en grande partie de la compétence du personnel qui l’assure. Pour cela, certains critères doivent être pris en compte. Parmi ceux-ci, l’expérience, le niveau de qualification et la maitrise technique sont d’une réelle importance.
De même, quelques qualités essentielles sont requises, telles que la capacité à s’adapter aux spécifications du donneur d’ordre et à absorber une charge de travail importante, la discrétion, la disponibilité ainsi que le sens du relationnel. Enfin, il est important de bien choisir le mode de tarification, car il varie surtout en fonction des besoins du client.

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