Soirée professionnelle : ce qu’il faut savoir pour réussir son organisation

Vous travaillez dans une PME et vous devez organiser un événement à destination de vos clients et prospects ? Commencez par déterminer le public ciblé, l’objectif de l’événement, le budget et le planning des organisateurs. Voici quelques conseils pour mettre en place le programme et préparer les supports de communication.

Selon la nature de l’événement, trouvez des idées d’animations pour captiver l’attention de votre public. S’il s’agit d’une conférence ou d’un atelier, sélectionnez avec soin les thématiques et les intervenants, de manière à booster votre crédibilité après du public.

Quel type d’événement : soirée, atelier, conférence ?

Vous hésitez toujours sur la nature de l’événement ? Tout dépend des objectifs de votre entreprise et du public ciblé. Si vous souhaitez prendre la parole et présenter votre savoir-faire, optez pour un atelier ou une conférence. En revanche, si l’objectif est de faciliter les échanges entre les participants, une soirée privée ou un cocktail peuvent s’avérer être intéressants.

Cependant, avant de faire ce choix, vous devrez déterminer votre cible, les objectifs (ce que vous attendez de cet événement en termes de retours) et le budget. A ce stade, n’hésitez pas à organiser une réunion de brainstorming avec vos collaborateurs et à les consulter. Ils sont impliqués dans la plupart de vos projets et pourront vous apporter des suggestions et des conseils précieux. Tout ceci vous aidera dans le choix de l’événement, des thématiques abordées et des lieux.

Choisir la date et l’emplacement

L’organisation d’une soirée professionnelle exige de respecter un timing précis, en réalisant les bonnes démarches au bon moment. Réservez une salle de restaurant ou d’hôtel en tenant compte de l’audience que vous ciblez et de la thématique de la soirée. En parallèle, mettez en place un système d’inscription qui vous permettra de connaître avec précision le nombre de participants. Une fois l’inscription clôturée, envoyez des confirmations aux participants.

Lorsque vous choisissez la date, faites attention aux événements qui ont lieu dans la même période, qui ne devront pas se superposer avec le vôtre. De préférence, évitez les weekends et les vendredis, où vos invités risquent de prévoir d’autres activités. Veillez également à ce que la soirée ne corresponde pas aux vacances scolaires et aux fêtes, afin de vous assurer de la disponibilité de vos invités.

La communication

La communication est la condition de réussite de votre soirée professionnelle. Vous devrez mettre en place des campagnes publicitaires sur plusieurs supports et médias, afin d’attirer un maximum de participants. Pendant la soirée, distribuez des flyers et des cartes de visites à vos invités. Vous pouvez également miser sur les stylos et d’autres objets publicitaires, qui feront plaisir à tous.

Si vous souhaitez surprendre vos invités avec un cadeau chic et original, n’hésitez pas à consulter les experts de Promocadeaux Express®, qui vous conseilleront dans vos choix. Si vous êtes pressé, le catalogue Promocadeaux-express.com vous dépanne : vous pouvez commander des objets publicitaires à tout moment et vous faire livrer dans les meilleurs délais.

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Journaliste de formation, j'occupe actuellement la fonction de rédacteur au sein du réseau des sites Internet de services aux entreprises du groupe Libbre. Je peux justifier d'une expérience de six ans dans la presse quotidienne angevine au sein de trois quotidiens : la Nouvelle République, Ouest-France puis le journal majoritaire en Maine-et-Loire : le Courrier de l'Ouest (2007-2009).

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