Temps de travail et heures supplémentaires : comment bien les gérer ?

Vous travaillez au service RH d’une entreprise en pleine croissance. Pour pallier la hausse des commandes, les employés sont régulièrement amenés à réaliser des heures supplémentaires. Ceci permet d’absorber la surcharge de travail et les pics d’activités sans recruter du personnel supplémentaire. Cependant, vous sentez bien que tout cela a besoin d’être structuré et cadré afin d’assurer un suivi approprié.

Qu’est-ce qu’une heure supplémentaire ?

Le contrat de travail de chaque salarié comprend un horaire de référence. En France, cet horaire hebdomadaire est en général de 35 heures depuis la loi sur la réforme du temps de travail adoptée au début des années 2000. Lorsqu’un employé travaille plus de 35 heures dans une semaine, il réalise des heures supplémentaires. Cet horaire de référence varie d’un contrat à l’autre et d’une entreprise à l’autre en fonction des accords d’entreprise et du poste occupé par l’employé.

Dans une même entreprise, on peut trouver des employés avec un horaire de référence fixe à 35h et d’autres avec un forfait jour qui n’ont pas d’horaire fixe défini. Les personnels au forfait jour sont souvent les cadres qui disposent d’une grande autonomie dans l’organisation de leur travail.

Le suivi des heures supplémentaires

L’entreprise a l’obligation de suivre le temps de travail de chaque salarié et en particulier les heures supplémentaires. Ceci peut se faire de façon très simple avec la mise en place d’un logiciel de suivi des heures supplémentaires. Dans ce logiciel, l’employé déclare ses heures de travail et le logiciel calcule automatiquement les heures supplémentaires effectuées ainsi que les bonifications applicables lorsqu’il y en a. Les heures sont ensuite validées par le manager. Elles viennent alimenter un compteur de récupération pour permettre à l’employé de prendre un repos compensateur.

La bonification des heures supplémentaires

En fonction des accords collectifs en vigueur dans l’entreprise, l’employé peut bénéficier de bonifications lorsqu’il réalise des heures supplémentaires. Par exemple, pour le travail de nuit ou le travail le dimanche, il peut récupérer 2h pour chaque heure travaillée. Bien entendu, les règles sont différentes dans chaque entreprise et font l’objet de négociations entre la direction des ressources humaines et les instances représentatives du personnel.

Certains accords prévoient également qu’au-delà d’un quota d’heures hebdomadaires, la bonification est supérieure. Ainsi, par exemple, au-delà de 5h supplémentaires, l’employé recevra 1.5h de récupération par heure supplémentaire travaillée.

Conseils pratiques pour une gestion optimale

Tout cela contribue à engendrer une gestion assez complexe. Le but est évidemment d’avoir un traitement équitable et une reconnaissance pour le travail effectué. Cependant, cela ne doit pas déboucher sur une gestion administrative trop lourde pour l’entreprise. Il est donc indispensable de bien cadrer le champ des accords d’entreprise régissant le temps de travail.

Au quotidien, le responsable de service assume la tâche de planification des activités pour chaque salarié. Il doit être vigilant et équilibrer la charge entre les employés afin de conserver un bon niveau de motivation et de productivité.